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Cos’è e come funziona WebArch

Cos’è e come funziona WebArch?

WebArch è un applicativo fornito dal Ministero dell’Interno ai suoi uffici per la gestione dell’attività di protocollazione, della corrispondenza e dei fascicoli elettronici. Funzioni principali. Come software gestionale degli uffici dell’Amministrazione Civile dell’Interno, WebArch assume grande rilevanza nella quotidianità dei dirigenti prefettizi. Proveremo di seguito a fare una panoramica delle sue funzioni principali.

Breve approfondimento sulle funzionalità di WebArch

Come si può leggere anche nel manuale ufficiale, tramite WebArch è possibile gestire varie funzionalità e attività. Tra le più importanti vi sono le multi-competenze, le quali permettono la lavorazione contemporanea tra più utenti/uffici di un protocollo, oppure la semplice visualizzazione contemporanea tra gli stessi uffici.

È inoltre possibile la gestione di un protocollo interno, quindi la corrispondenza tra uffici nella medesima A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea), con possibilità di selezionare in maniera mirata mittente e destinatario dei vari uffici, avendo la possibilità di mettere il protocollo all’attenzione delle persone desiderate.

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Inoltre, con WebArch è possibile mettere agli atti e riassegnare più protocolli in lavorazione. Ancora, dal menù “protocolli” all’interno del software, è possibile creare e registrare un procedimento, cioè un aggregato di documenti corrispondenti ad uno specifico procedimento amministrativo. Il protocollo, poi, può essere assegnato, in pochi passaggi, alla categoria spedizioniere, così da stampare le etichette di spedizione e snellire le tempistiche.

Funzionalità desktop e Documentale

Attraverso la funzionalità desktop di WebArch è possibile visionare il riepilogo della situazione documentale lavorativa. Mentre, grazie alla funzionalità “Documentale” dell’omonima voce del menù l’utente potrà creare modelli di documenti predefiniti, quali lettere, circolari e provvedimenti, completabili automaticamente con i campi del protocollo. Inoltre, sarà possibile registrare i propri documenti nell’archivio di WebArch, potendo anche indicare le autorizzazioni per la lettura, modifica e cancellazione.

L’applicativo permette inoltre di scansionare documenti non protocollati da associare poi a un fascicolo e modificarne così diverse impostazioni, utili a semplificare la gestione degli stessi, come l’indicazione del mezzo di spedizione, del numero raccomandata e del numero dispaccio.
Saremmo lieti se, nello spirito del confronto continuo e della condivisione delle buone pratiche, volessi illustrare altre funzionalità che ritieni utili nella gestione quotidiana dell’ufficio, utilizzando la casella per i commenti qui sotto.

Il SINPREF è stato utile nel forniti informazioni su cos’è e come funziona l’applicativo WebArch? Scrivi la tua opinione nei commenti, poco sotto.

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1 commento su “Cos’è e come funziona WebArch”

  1. Francesco Paolo Capaldo

    Ottima sintesi, mi permetto di aggiungere che il sistema prevede l’integrazione della posta elettronica certificata. Tale implementazione consente di trasmettere gli atti contestualmente alla protocollazione, e conseguentemente di acquisire automaticamente le ricevute di accettazione e di consegna, senza necessità di stamparle.

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